Quando o assunto é finanças toda atenção é pouca, ainda mais para uma empresa de varejo eletrônico. Infelizmente, sem os cuidados necessários, muitos negócios acabam falindo ou entrando em situações críticas do ponto de vista financeiro, como dívidas e atrasos em pagamentos.

Para evitar esse tipo de saia justa, é fundamental que a companhia cumpra com alguns processos financeiros. Um desses é a conciliação bancária, isto é, a conferência das contas bancárias da empresa com o controle financeiro interno.

Entenda agora qual é a importância da conciliação bancária e veja um passo a passo para utilizar esse serviço!

Por que a conciliação bancária é importante?

Quando a empresa cruza os dados do fluxo de caixa com os extratos das movimentações bancárias, torna-se possível encontrar qualquer inconsistência nas informações. Quando esse controle é ignorado, os erros podem fazer com que o caixa fique no vermelho.

Portanto, a conciliação bancária permite confirmar se a situação encontrada no fluxo de caixa é, de fato, a realidade das contas da instituição. A partir daí, é possível ter um planejamento financeiro efetivo.

Além disso, a conciliação bancária serve para conferir as entradas relacionadas às vendas com cartões de crédito e débito, bem como boletos bancários. Essas entradas são justamente aquelas em que é mais fácil haver confusão, erros e retrabalhos.

Outras vantagens da conciliação bancária para as empresas são:

  • Economia: a conciliação bancária contribui para evitar juros e multas causados por atrasos em pagamentos. Afinal, divergências nas datas dos lançamentos podem causar esses atrasos;
  • Previsibilidade: com as contas em dia, a corporação tem noção exata da situação financeira do negócio, podendo planejar o futuro com muito mais precisão;
  • Saldo atualizado: diversas transações, como os pagamentos por cheques e cartões de crédito, podem fazer com que a empresa perca de vista o verdadeiro saldo em caixa. A conciliação bancária garante que todos estejam alinhados com a realidade atual;
  • Planejamento orçamentário: para que o planejamento da empresa seja realista e efetivo, a conciliação bancária é fundamental. Ao contar com números consistentes e reais, a instituição pode prever desde contratações até investimentos;
  • Controle de movimentações financeiras: no dia a dia corrido de uma empresa, é comum perder o controle das movimentações financeiras. Isso ocorre principalmente em relação às saídas: desde pequenos pagamentos a fornecedores, até cartões de crédito empresariais utilizados em viagens e almoços corporativos. Ao realizar a conciliação bancária, a companhia garante que nenhum valor será esquecido ou passará em branco, prevenindo uma série de dificuldades.

Para o ambiente virtual, onde o lojista pode ter diversos meios de pagamentos e contas bancárias distintas, e ainda estar suscetível a um maior risco de fraudes, a conciliação financeira é de extrema importância. Utilizar sistemas de gestão, como um ERP, podem ajudar na organização e no bom funcionamento do e-commerce.

Passo a passo para a conciliação bancária

 1. Lançar as movimentações diárias

A primeira etapa da conciliação bancária é o lançamento das movimentações financeiras diárias. Essa prestação de contas detalhada é o que vai proporcionar uma conciliação bancária correta.

Para isso, é crucial que o financeiro da empresa mantenha um fluxo de caixa atualizado diariamente, registrando todas as entradas e saídas de dinheiro. Para facilitar, vale classificar as despesas e receitas em categorias.

Outro ponto importante nessa etapa é registrar quais foram as contas bancárias utilizadas. Por exemplo, se a sua empresa utiliza mais de um banco, é preciso anotar sempre de qual conta o dinheiro saiu ou em qual conta entrou.

2. Verificar os extratos e outros detalhes dos lançamentos

A segunda etapa da conciliação bancária é a conferência de dados, verificando os extratos bancários.

Confira os saldos iniciais e finais do controle interno (fluxo de caixa da empresa) e veja se esses valores batem com os saldos dos extratos bancários. Em caso de inconsistências, será preciso revisar a prestação de contas em busca de erros nos registros. Alguns dados que podem ser checados são:

  • valor de cada lançamento;
  • descrição do lançamento;
  • forma de pagamento;
  • data da entrada ou saída do valor;
  • conta de entrada ou saída.

As entradas e saídas que apresentarem inconsistência devem ser destacadas para reconciliação. Em relação à periodicidade, a sugestão é fazer a conciliação bancária pelo menos uma vez por mês. Mas dependendo do volume de movimentações da sua empresa, essa conciliação pode ser semanal ou quinzenal.

3. Corrigir os lançamentos que apresentaram erros

Depois de verificar se as entradas e saídas do fluxo de caixa batem com os dados dos extratos bancários, é hora de corrigir os lançamentos que apresentaram inconsistência. Acompanhe algumas dicas que podem lhe auxiliar nessa etapa:

Identifique os motivos dos erros

As falhas podem acontecer por uma série de motivos, incluindo esquecimentos. É importante que o motivo de cada erro seja identificado, evitando que a falha volte a ocorrer.

Justifique as diferenças

Após identificar o motivo das falhas, registre as justificativas das diferenças entre o saldo contabilístico e o saldo bancário. Esse registro é útil para que a contabilidade esclareça quaisquer dúvidas em relação às movimentações, facilitando os fechamentos.

Corrija as diferenças

Os erros, quando acontecem, estão sempre no controle interno da empresa, e não nos extratos dos bancos. Por isso, após identificar o motivo da inconsistência, corrija as diferenças no controle do seu departamento financeiro. É o controle da empresa que deve se adaptar aos extratos bancários.

Lembre-se sempre de que corrigir significa deixar os lançamentos refletidos. Ou seja, o saldo e as datas de lançamentos devem ser idênticos.

4. Armazenar os documentos importantes

O armazenamento é a quarta e última etapa da conciliação bancária. Ele tem o objetivo de facilitar o trabalho da contabilidade e prevenir problemas.

Ao final de cada mês, sua empresa deve enviar os documentos para a contabilidade, certo? Sendo assim, guarde todo e qualquer documento que possa ser importante para a conciliação bancária ou para qualquer outra finalidade contábil. Isso inclui extratos bancários, comprovantes de pagamentos, boletos e notas fiscais.

Preferencialmente, reúna os documentos originais de cada lançamento (faturas, recibos, entre outros). Em seguida, anexe esses documentos aos extratos bancários em ordem crescente, ou seja, do primeiro ao último dia de cada mês.

Por fim, arquive todos os documentos importantes em uma mesmo lugar. Essa pasta deverá conter todos os extratos bancários da empresa e os comprovantes dos pagamentos, bem como as conciliações realizadas nesse período.

De início, a conciliação bancária pode parecer bastante trabalhosa ou até maçante. Contudo, é muito importante lembrar que toda empresa necessita de um controle financeiro bem detalhado, e a conciliação bancária é parte fundamental desse trabalho crucial.

Não é por acaso que deve ser feita com muito cuidado e atenção, garantindo o bom funcionamento da instituição. Soluções de integração de pagamentos e empresas especializadas em conciliação também podem ser úteis para facilitar o processo e garantir o sucesso da sua gestão financeira.

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Simone Chaves

Simone Chaves

Formada em Comunicação Social - Jornalismo pela UFRRJ, atua como Analista de Marketing na MundiPagg.
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